Einleitung

Mitarbeitern zu erlauben, Firmenfahrzeuge aus privaten Gründen zu nutzen, ist eine weitverbreitete Praxis. Es ist ein attraktiver Vorteil für Mitarbeiter und hilft Unternehmern, qualifizierte Leute einzustellen und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Doch wie überwacht und verwaltet man diesen Prozess effektiv, erstellt Berichte und vermeidet problemlos den Ärger eines Fahrzeugmissbrauchs? Um Unternehmen dabei zu unterstützen, hat Teltonika Telematics einen speziellen GPS-Tracker-Modus entwickelt.

Herausforderung

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen in den meisten Ländern weltweit ist es eine recht verbreitete Praxis, Inhabern und Mitarbeitern zu erlauben, Firmen-Pkw, -Lkw oder -Transporter aus privaten Gründen zu fahren. Etwa um regelmäßig zwischen Wohnort und Arbeit zu pendeln; um Fahrten zu erlauben, die nichts mit dem Zweck, der Arbeit oder dem Gewerbe der Organisation zu tun haben (z. B. Krankenhaus, Einkaufszentrum, Beerdigung); um ein Fahrzeug im Urlaub oder am Wochenende zu nutzen; ja sogar um es gelegentlich von jemand anderem als einem Mitarbeiter des Unternehmens nutzen zu lassen und so weiter.

Die Nutzung eines Firmenwagens wird oft als attraktiver Vorteil für Mitarbeiter wahrgenommen, da sie die Notwendigkeit eines eigenen Fahrzeugs erübrigt und ihnen einen erheblichen Geldbetrag spart oder die Aufnahme eines Autokredits vermeidet. Unternehmen, die die besten und klügsten Mitarbeiter anziehen, einstellen und halten wollen, können als verlockenden Teil eines Vergütungspakets Anreize wie ein Firmenfahrzeug bieten.

Und es gibt noch mehr zu bedenken: Nutzt ein Mitarbeiter ein Firmenfahrzeug zu privaten Zwecken, wird dies in manchen Ländern steuerpflichtig und muss den Behörden gemeldet werden. Ist dem so, muss es eine bequeme und zuverlässige Möglichkeit zur Berichtserstellung geben, die übermäßigen Papierkram, Fehler und Streitigkeiten vermeidet und von den zuständigen Behörden anerkannt wird. Außerdem: Wie überwacht und verwaltet man die „angemessene" Privatnutzung von Firmenfahrzeugen effektiv? Wie viel ist zu viel, und wie wissen Sie das als Besitzer eines Firmenfahrzeugs mit Gewissheit? Zusammengefasst gibt es hierzu einige Anwendungsfälle:

• Mitarbeiter nur während der Arbeitszeit verfolgen, indem nach Arbeits-/Bürozeiten eine Art Privatmodus aktiviert wird.
• In bestimmten Zonen verfolgen und das Tracking von Mitarbeitern beim Betreten festgelegter Geozonen (z. B. Wohngebiete/zu Hause) ausschließen.

All dies vor Augen, stellt sich die Frage: Wie können Unternehmer und Flottenmanager, die Mitarbeitern das Fahren von Firmenwagen erlauben, diesen Prozess problemlos überwachen, beaufsichtigen und bei Bedarf einschränken? Um Unternehmen und Organisationen dabei zu unterstützen, haben wir bei Teltonika Telematics in der Firmware unserer GPS-Tracker eine recht clevere Lösung entwickelt – den Privat-/Geschäftsfahrtmodus.

Lösung

Was ist also der Privat-/Geschäftsmodus eines Trackers, was sind die bewährten Verfahren für seine Nutzung und wie holen Sie den maximalen Nutzen für Ihr Unternehmen heraus?

Der Privat-/Geschäftsfahrtmodus ist eine hilfreiche Funktion der Teltonika-GPS-Tracker, die es Fahrern und/oder dem Flottenmanagement ermöglicht, die GPS-Datenerfassung des Fahrzeugs vorübergehend zu maskieren – sozusagen die GPS-Koordinaten per Knopfdruck zu deaktivieren. Firmenflotten können diese Funktion nutzen, um Situationen bequem zu berücksichtigen, in denen Mitarbeiter (Fahrer) bei der Nutzung eines Firmenwagens Phasen der Privatsphäre benötigen. Außerdem können Selbständige ihr eigenes Auto leicht in einen Geschäftswert verwandeln.

So funktioniert es – ist der Geschäftsfahrtmodus aktiviert, erfasst und zeichnet das elektronische Fahrtenbuch des Teltonika-GPS-Trackers automatisch alle vorkonfigurierten Fahrzeugereignisse auf und sendet die Daten an einen dedizierten Server. Ist der Privatfahrtmodus aktiviert, werden Kilometerstandsberechnungen (optional) und einige andere Ereignisse NICHT registriert (auch GPS-Datenmaskierung genannt). Außerdem ermöglicht dieser Modus europäischen Unternehmen, die EU-Datenschutz-Grundverordnung einzuhalten.

Das Gerät FMP100 eignet sich perfekt für den Privatfahrtmodus. Es ist unser einziges Gerät mit einer Taste, sodass ein Fahrer die Funktion in wenigen Sekunden aktivieren kann. Zusätzlich lässt sich der Modus auf einige alternative Weisen (sogenannte Auslöser) einschalten, etwa per GPRS-/SMS-Befehl, Bluetooth® 4.X LE-Befehl oder der mobilen Anwendung Teltonika BTAPP.

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Bei der Einrichtung eines Trackers gibt es drei Optionen zur GPS-Datenmaskierung:

• Normal – an GPS-Daten und GSM-Elementen werden keine Änderungen vorgenommen. Sie alle werden gemäß einer Gerätekonfiguration erfasst.
• Daten als Null gesendet – sendet GPS-Daten als „0" an einen Server mit den folgenden I/O-Elementen: Breitengrad, Längengrad, Höhe, Anzahl der Satelliten, Parameter „GSM Cell ID" und „GSM Area Code". Wird diese Option gewählt und der Privatfahrtmodus aktiviert, verschwindet eine Fahrzeug-Trackingmarkierung in der Software zur automatischen Fahrzeugortung von der Karte, bis der Modus wieder auf den Geschäftsfahrtmodus umgestellt wird.
• Letzte bekannte gute Position – die letzte bekannte GPS-Position des Trackers unmittelbar vor dem Wechsel in den Privatmodus wird in jedem Datensatz an einen Server gesendet, die I/O-Elemente „GSM Cell ID" und „GSM Area Code" werden als „0" an einen Server gesendet. In diesem Fall bleibt eine Fahrzeug-Trackingmarkierung ortsfest und zeigt den letzten bekannten Standort auf der Karte an, bis der Modus wieder auf den Geschäftsfahrtmodus umgestellt wird.

Um den Bedürfnissen des Unternehmens noch besser gerecht zu werden, verfügt dieser Modus über eine praktische Funktion für wöchentliche Zeitplaneinstellungen, mit der sich die Routine zur Aktivierung/Deaktivierung des Privat-/Geschäftsstatus vorab festlegen und automatisieren lässt, sowie über eine LED-Aktivierung, die ebenfalls in den FMP100 integriert ist, um einem Fahrer anzuzeigen, dass der Modus aktiv ist, und über einige weitere praktische Einstellungen.

Bitte beachten Sie: Bei entsprechender Vorkonfiguration kann der Privatfahrtmodus in jedem Teltonika-GPS-Gerät automatisch deaktiviert werden, wenn Abschleppen, Abstecken oder ein Crash erkannt wird und falls die Autogeofence-Bedingungen erfüllt sind und dieses Szenario ausgelöst wird. Auf diese Weise profitiert ein Fahrzeugbesitzer von allen Sicherheitsfunktionen des Trackers, und das Fahrzeug bleibt – ungeachtet des vom Fahrer gewählten Modus – ein weniger attraktives Ziel für Autodiebe.

Zurück zur Berichterstattung über die private/geschäftliche Fahrzeugnutzung und/oder zur detaillierten Statistikübersicht: Alle erforderlichen Berichte, die für die Steuergesetze und -vorschriften eines bestimmten Landes oder für die Bedürfnisse des Flottenmanagements spezifisch sind, sollten in der unternehmenseigenen entwickelten Software oder in den Plattformen von Telematik-Dienstleistern auf Basis der Ereignis- und I/O-Element-Daten des Teltonika-GPS-Trackers umgesetzt werden.

Topologie

Vorteile

• Problemlose Überwachung und Handhabung der privaten/geschäftlichen Fahrzeugnutzung für Flotten jeder Größe – ein einfach zu nutzender und genauer Privat-/Geschäftsfahrtmodus mit Automatisierung über wöchentliche Zeitplaneinstellungen und mehreren Optionen zur Modusaktivierung, um den Bedürfnissen eines Unternehmens gerecht zu werden.
• Stärkt die Disziplin der Fahrer und begünstigt wünschenswerte Fahrzeugnutzungsgewohnheiten – die ständige Erfassung und Überwachung der Routinen des Flottenpersonals in Kombination mit einem passenden Motivationssystem optimiert diesen Vorgang. Alle Fahrer bleiben rechenschaftspflichtig, kein Missbrauch oder Rätselraten mehr.
• Hält Unternehmen konform mit lokalen Steuergesetzen und Vorschriften – falls zutreffend, lassen sich die erforderlichen Berichte zeitnah erstellen und mit einem Klick an die zuständigen lokalen Behörden übermitteln, wodurch unnötiger Papierkram, Fehler sowie Strafen für ungenaue oder verspätete Berichtseinreichung vermieden werden.

Erfolgsgeschichte

In den Niederlanden stand ein Anbieter durchgängiger GPS-Lösungen für den Geschäfts- und Verbrauchermarkt vor der Herausforderung, seinen Kunden eine effizientere Möglichkeit zur Verwaltung ihrer Flotten zu bieten. Die Mehrheit der Unternehmen und Selbständigen empfand den manuellen Prozess der Kilometererfassung als herausfordernd, was zu Verwirrung, Fehlern, zeitraubendem Papierkram und potenziellen Steuerproblemen führte.

Um dies zu lösen, wählte das Unternehmen den Teltonika-Tracker FMM130 mit der Funktion Privat-/Geschäftsfahrtmodus. In Kombination mit ihrer eigenen Software schufen sie eine vollständige Lösung zur Automatisierung und genauen Erfassung von Fahrten. Im Ergebnis können Mitarbeiter nun über die Software-App des Unternehmens leicht zwischen den Modi wechseln und so eine korrekte Datenverarbeitung sicherstellen. Dies hat mühsamen Papierkram reduziert, Zeit gespart und Kunden geholfen, Steuervorschriften einzuhalten, was den täglichen Betrieb deutlich einfacher und weniger fehleranfällig macht.

Warum Teltonika?

Der durchdachte, praxisnahe und einfach zu nutzende Privat-/Geschäftsfahrtmodus und eine breite Auswahl an GPS-Geräten unbestreitbarer Qualität aus dem Katalog von Teltonika Telematics werden zweifellos jedem Unternehmen mit einer Flotte jeder Größe in jedem Land der Welt nützen.

Teltonika ist der richtige Ort, um alles zu erhalten, was Sie für Ihren Erfolg brauchen – eine beeindruckende Vielfalt an GPS-Trackern, Zubehör und Lösungen. Wir erforschen, gestalten, entwickeln, fertigen, innovieren, liefern Produkte und bieten unseren Kunden und Geschäftspartnern in über 160 Ländern weltweit tadellosen Kundenservice.

Langjährige Erfahrung und ein innovativer Ansatz, umfassendes Wissen über den globalen Markt, vorbildliche Produktqualität, moderne Produktionsanlagen mit automatisierten Roboter-Montagelinien und ein Kundenservice, der Ihre Erwartungen erfüllt, verschaffen uns einen Wettbewerbsvorteil und machen Teltonika zum Geschäftspartner der Wahl.