Einleitung

Trotz sich rasch entwickelnder Technologien und unzähliger Softwarelösungen zur Zeiterfassung bleiben die altmodischen Papier-Stundenzettel unter Fahrern in vielen Ländern und Unternehmen weltweit weit verbreitet und sorgen für Chaos und Missverständnisse. Um dieses Problem anzugehen und neue Marktnischen zu erschließen, präsentiert Teltonika eine automatisierte Zeitmessung mithilfe eines GPS-Trackers und der 1-Wire-Technologie.

Herausforderung

In den meisten Unternehmen weltweit ist es gängige Praxis, Mitarbeiter rechenschaftspflichtig zu halten, indem ihre Arbeitsstunden auf die eine oder andere Weise erfasst, verfolgt und analysiert werden. Das können Papier-Stundenzettel, Zeitprotokolle, Softwarelösungen zur Personaleinsatzplanung, Stempeluhren usw. sein.

Wenn es um Fahrer von Firmenflotten sowie um Arbeiter oder Auftragnehmer geht, die Fahrzeuge in Bau, Forstwirtschaft, Landwirtschaft, Gesundheitswesen, Einzelhandel, Fertigung und ähnlichen Branchen betreiben, werden Papier-Stundenzettel heute noch weit verbreitet eingesetzt.

Doch diese altmodische „Zettel-und-Stift"-Methode hat einige große Nachteile: Mitarbeiter erledigen den täglichen Vorgang womöglich mit einigen Tagen Verspätung oder vergessen ihn völlig; Schreibfehler, schlecht lesbare Handschrift, Ungenauigkeiten oder sogar Unehrlichkeit sind recht häufig; Papierzettel können verloren gehen oder der Lohnbuchhaltung zu spät für den jeweiligen Abrechnungszeitraum übergeben werden. Insgesamt ist dieser altmodische Ansatz ziemlich zeitaufwendig, unbequem und fehleranfällig.

Um dieser erheblichen Herausforderung zu begegnen und das Flottenmanagement von Unternehmen dabei zu unterstützen, ein Geschäft reibungslos und effizient zu führen, stellt Teltonika eine praxisnahe, zeitgemäße Lösung vor: ein automatisiertes System zur Erfassung der Arbeitsstunden von Fahrern unter Nutzung von an den Fahrzeugen montierten GPS-Trackern und passendem Zubehör für diesen Zweck.

Lösung

Die Methode basiert auf dem 1-Wire-Kommunikationsbussystem, das eine kontaktlose Radiofrequenz-Identifikation (RFID)-Karte, einen 1-Wire-RFID-Leser und ein mit 1-Wire-Kommunikation kompatibles Teltonika-GPS-Trackermodell kombiniert. Jede einzelne RFID-Karte besitzt eine eindeutige, werkseitig programmierte 64-Bit-Identifikationsnummer, die zur Authentifizierung des Fahrers und zur exakten elektronischen Datums- und Zeitstempelung verwendet wird.

Alternativ kann statt einer RFID-Karte ein tragbarer iButton aus Edelstahl (auch Dallas-Key) verwendet werden, das Funktionsprinzip bleibt jedoch dasselbe. Beispielhaft wählen wir für diesen Anwendungsfall RFID. Hierzu ist zu sagen, dass ein 1-Wire-RFID-Leser im Fahrzeug-Armaturenbrett montiert und an ein FM-Gerät angeschlossen werden muss.

So funktioniert es – jedem mobilen Mitarbeiter-Fahrer wird eine RFID-Karte ausgehändigt. Zu Schichtbeginn muss sich eine Person authentifizieren, indem sie die RFID-Karte näher an einen 1-Wire-RFID-Leser bringt. Ist die Authentifizierung erfolgreich, wird der elektronische Datums- und Zeitstempel des Ereignisses „Schichtbeginn" erzeugt und registriert, der Zündanlasser freigegeben. Das Fahren des Fahrzeugs ist autorisiert, und der Mitarbeiter kann seine Aufgaben beginnen.

Schlägt die Authentifizierung hingegen fehl, bleibt der Zündanlasser des Fahrzeugs getrennt, um unerwünschte Handlungen zu verhindern. Ist eine Schicht beendet und der Fahrer für den Tag fertig, muss die RFID-Karte erneut an einen 1-Wire-RFID-Leser gehalten werden, um einen elektronischen Stempel „Schichtende" zu erzeugen; nun kann die Fahrzeugzündung endgültig ausgeschaltet werden. Dasselbe Prinzip gilt für Mittag-, Kaffee- oder andere relevante Pausen während der Arbeitszeit.

Erwähnenswert ist, dass je nach Unternehmensbedarf und Projektspezifika die Authentifizierung des Fahrers im Tracker-Konfigurationsbereich „Features" aktiviert/deaktiviert werden kann. Außerdem lassen sich verschiedene „iButton Read Notification"-Szenarien einstellen, indem eine der Ausgangssteuerungen DOUT 1, DOUT 2 und deren Dauer aktiviert wird (siehe Bild unten). Beispielsweise kann das DOUT-Signal genutzt werden, um einem Fahrer zu signalisieren, dass die Authentifizierung erfolgreich war und der Zugang gewährt wurde.

Es gibt sogar noch eine gute Nachricht: Eine alternative, recht unkomplizierte und natürlich automatisierte Methode zur Zeiterfassung ist verfügbar, die die Teltonika-Tracker-Funktion „Ignition ON Counter" nutzt. Dieses Szenario zählt die mit eingeschalteter Zündung verbrachte Zeit auf die Sekunde genau (siehe Bild unten). Durch die Kombination der Funktion mit anderen Fahrzeug-Trackingdaten (z. B. Standort, Geschwindigkeit, Geofencing) können Flottenmanager und Unternehmer somit recht genaue Berichte über Arbeitsstunden und Aktivitäten erhalten, um Mitarbeiter und Fahrer rechenschaftspflichtig zu halten. Sie ist auch als Betriebsstundenzähler oder Stundenzähler bekannt.

Der Hauptvorteil dieses Szenarios ist seine Einfachheit und die kostengünstige Installation. Es ist kein zusätzliches Zubehör erforderlich, es müssen keine Löcher in das Armaturenbrett jedes einzelnen Fahrzeugs gebohrt werden, und es gibt keine verlorenen ID-Karten. Die Funktion ist in der Teltonika-Basis-Firmware ab Version 03.27.XX aufwärts verfügbar.

Dank des umfangreichen Funktionsumfangs des GPS-Trackers werden alle für ein bestimmtes Unternehmen erforderlichen und relevanten Daten wie Standorte der Flottenfahrzeuge, Arbeitsstunden der Fahrer, Lenkzeiten, Kilometerstand, Geschwindigkeit, Kraftstoffverbrauch usw. automatisch erfasst, registriert und zur weiteren Überwachung, Analyse, Lohnberechnung und Berichterstattung an den dedizierten Server gesendet.

Mehr noch: Wird dasselbe Fahrzeug von mehreren Fahrern gemeinsam genutzt, ermöglicht eine solche Lösung, jeden von ihnen einzeln zu erfassen, die relevanten Daten zu berechnen und ihre Produktivität (oder einen anderen Leistungsindikator) über den festgelegten Zeitraum zu messen. Im Ergebnis bleibt die gesamte mobile Belegschaft auf problemlose Weise in Echtzeit zu 100 % rechenschaftspflichtig – ohne Papierkram, menschliche Fehler, Streitigkeiten oder Verzögerungen –, was Geschäftseffizienz und Rentabilität sicher verbessert.

Auf Basis der umfassenden Datenerfassung des Teltonika-FM-Geräts und seines Zubehörs sowie dedizierter Drittanbietersoftware ermöglicht die Methode, Abzüge für Mittagspausen, Urlaube, krankheitsbedingte Abwesenheit, Überstunden, Ausfallzeiten, Fahrtzeiten zu einer Baustelle, relevante Ausgaben und Zulagen automatisch und präzise zu berechnen, die Disziplin der Mitarbeiter zu bewerten usw. Und natürlich können autorisierte Projekt- und Flottenmanager über PC, Tablet oder Smartphone auf diese Daten zugreifen, was sie noch praktischer und bequemer macht.

Topologie

Vorteile

• Automatisierte, problemlose Zeiterfassung, Überwachung und Verwaltung von Fahrern – eine genaue und einfach zu nutzende Methode zur Personalzeiterfassung unter Nutzung der 1-Wire-Technologie, passender Fahrzeug-GPS-Tracker und passenden Zubehörs. Jederzeit und überall verfügbar über PC, Tablet und Smartphone.
• 100 % Nachvollziehbarkeit, kein Papierkram oder Verwaltungsaufwand in der Personalabteilung – alle für das Unternehmen wichtigen Zeitabrechnungsdaten werden in elektronischer Form erfasst, registriert und zeitnah analysiert. Fahrer bleiben rechenschaftspflichtig, kein Fahrzeugmissbrauch, keine Unehrlichkeit, keine teuren Fehler oder unübersichtlichen Papier-Stundenzettel mehr.
• Fördert die Disziplin der mobilen Belegschaft, begünstigt wünschenswerte Fahrzeugnutzungsgewohnheiten und Arbeitsethik – die ständige Erfassung und Überwachung der Routinen des Flottenpersonals in Kombination mit einem passenden Motivationssystem optimiert den Arbeitsablauf und dessen Betriebskosten für Flotten und Projekte jeder Größe.
• Hält Unternehmen konform mit lokalen Steuergesetzen und Vorschriften – falls zutreffend, lassen sich die erforderlichen Arbeitsablaufberichte zeitnah erstellen und mit einem Klick an die lokalen Behörden übermitteln, wodurch mühsame und zeitaufwendige manuelle Aufzeichnungen, Fehler sowie Strafen für ungenaue oder verspätete Berichtseinreichung vermieden werden.
• Umfangreiche Teltonika-GPS-Tracker-Funktionalität für die Bedürfnisse des Unternehmens – flexible Konfiguration, mehrere Anwendungsszenarien und Vorteile, praktische Erkennungen wie Geschwindigkeitsüberschreitung, übermäßiger Leerlauf, Abstecken, Abschleppen und Crash ergänzen den Anwendungsfall der Zeitmessung, optimieren das Flottenmanagement, senken dessen Betriebskosten und verbessern den ROI.

Warum Teltonika?

Bei Teltonika treffen Innovation und Praxistauglichkeit aufeinander, um automatisierte Lösungen zur Zeiterfassung und Identifikation von Fahrern bereitzustellen, die darauf zugeschnitten sind, modernen Flottenbetrieben erheblichen Mehrwert zu bieten. Unsere innovative Technologie vereinfacht die Compliance und strafft Prozesse, reduziert den Spielraum für menschliche Fehler deutlich und verbessert die gesamte Flotteneffizienz. Unternehmen, die mit Teltonika kooperieren, profitieren von Echtzeit-Dateneinblicken und fördern eine Kultur der Transparenz und Effizienz, die sich auf jede Ebene des Flottenmanagements erstreckt.

Über Technologie und ein vielfältiges Produktportfolio hinaus zeichnet uns vor allem unser Engagement für den Erfolg unserer Kunden aus. Unsere erfahrenen Fachleute bieten fachkundige Beratung, damit Ihr Flottenbetrieb fortlaufend von bewährten Verfahren und maßgeschneiderten Telematiklösungen profitiert. Entscheiden Sie sich für Teltonika und statten Sie Ihre Flotte mit den Werkzeugen und dem Vertrauen aus, um intelligenter, sicherer und rentabler zu fahren.